Dicas sobre e-Discovery e informações armazenadas eletronicamente, parte 3:

regras do tribunal

Dicas sobre e-Discovery e informações armazenadas eletronicamente, parte 3:
Lidar com divulgações inadvertidas à luz das regras judiciais e Regras que regulamentam a Ordem dos Advogados da Flórida, Regra 4-4.4 (b)

Terrence Ayala, advogado
Barakat + Bossa, PL
3 de março de 2021

Mais cedo ou mais tarde, isso vai acontecer. Quer você esteja no lado receptor ou emissor, uma mensagem chegará à sua caixa de entrada ou caixa de saída inadvertidamente. Ou você enviará ou receberá uma resposta a uma solicitação de descoberta para produção e essa resposta incluirá materiais que não foram incluídos intencionalmente. O que você faz em seguida?

Se você é um advogado da Flórida, é obrigado a notificar a parte remetente de que recebeu materiais divulgados inadvertidamente. Consulte as Regras que regulamentam a Ordem dos Advogados da Flórida, Regra 4-4.4 (b) [Respeito pelos direitos de terceiros]. Essa obrigação não se limita ao recebimento de materiais que possam representar uma "arma fumegante". Em vez disso, a regra se estende a qualquer “documento ou informação armazenada eletronicamente relacionada à representação do cliente do advogado ...”. Assim, o funcionamento da regra não se limita a materiais privilegiados ou relevantes ou importantes. Isto
estende-se a quaisquer documentos divulgados inadvertidamente ou ESI.

Há uma limitação importante para essa obrigação. Para a obrigação de penhora, o advogado recebedor deve “saber ou razoavelmente deveria saber” que o documento da ESI foi enviado inadvertidamente. Portanto, a Regra 4-4.4 (b) só entra em ação se a informação recebida realmente tiver ou objetivamente alertaria o advogado recebedor de que foi enviada por engano.

Em caso afirmativo, as Regras de Ética da Ordem dos Advogados da Flórida exigem que o advogado de recepção traga tal comunicação equivocada à atenção do remetente, desde que a informação se refira à representação de um cliente.

Outras regras entram em vigor se um advogado receber informações privilegiadas divulgadas inadvertidamente. Nessas circunstâncias, os próximos passos que um advogado deve realizar podem depender do fato de o cliente estar sendo representado em um tribunal estadual ou federal. Ver Regras Federais de Processo Civil, Regra 26 (b) (5) (B); Regra Federal de Provas, Regra 502 (b); e Regras de Processo Civil da Flórida, Regra 1.285. Essas regras também se aplicam se um advogado souber que divulgou inadvertidamente materiais privilegiados.

Portanto, se você tem uma caixa de entrada - ou saída de e-mail - é importante que você se familiarize com as regras que são citadas aqui.

I. Antecedentes de assuntos recentes no escritório
    A. Fatos relativos ao caso
    B. Fatos sobre a divulgação inadvertida específica
    C. Potencial Relevância Estratégica da Divulgação do Caso
II. A discussão diz respeito às opções em consideração.
    A. Opções em consideração.
    B. Comunicações entre o advogado das partes produtoras e receptoras
          eu. Aviso da parte receptora.
          ii. Resposta da parte divulgadora
III. Análise e aplicação de regras pertinentes
    A. Regras que regulamentam a Ordem dos Advogados da Flórida, regra 4-4.4 (b) [Respeito pelos direitos de terceiros].
          eu. Revisão da regra.
             uma. A regra não se limita à circunstância em que os materiais divulgados são privilegiados.
             b. O destinatário tem o dever de notificar a Parte Produtora.
          ii. Revisão dos comentários à regra, especialmente no que diz respeito a considerações de privilégio.
          iii. Discussão de considerações de privilégio relativas à regra.
      B. Discussão sobre Abamar Housing & Development vs. Lisa Daly Lady Decor, Inc.
           eu. Revisão de sanções e desqualificação por meramente receber inadvertidamente
              divulgou materiais privilegiados.
           ii. Discussão a respeito da divisão de trabalho para isolar a equipe de avaliação de uma possível desqualificação.
       C. Regras Federais de Processo Civil, Regra 26 (b) (5) (B).
           eu. A Parte Produtora deve notificar a Parte Receptora de que os materiais são privilegiados.
       D. Regra Federal de Provas, Regra 502 (b)
           eu. Nenhuma renúncia de privilégio se o detentor do privilégio seguir o procedimento da Regra 26 (b) (5) (B).
       E. Regras de Processo Civil da Flórida, Regra 1.285
           eu. Para reter um privilégio, a Parte Produtora deve reivindicar o privilégio
               por escrito, no prazo de 10 dias após o recebimento da notificação da divulgação inadvertida.
           ii. A regra contém um procedimento para contestar a afirmação de um privilégio
               em materiais divulgados inadvertidamente.   
               uma. A Parte Receptora deve apresentar uma contestação dentro de 20 dias após o recebimento de um aviso 1.285 (a).
           iii. Consulte também o Manual de Prática de Descoberta Civil da Seção de Leis de Julgamento 2019,
                 na página 25 de 242.